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Las 3 claves para cerrar la brecha de la gestión de las partes interesadas con la GDS

Más allá del rojo, el verde y el amarillo

El semáforo (rojo, verde, amarillo) del coste global, el alcance y los recursos de los proyectos ha sido utilizado por los ejecutivos durante décadas para detectar riesgos y problemas en una amplia gama de proyectos. Estos indicadores retrospectivos reflejan ejecución del proyecto con respecto al plan elaborado. Existe la suposición errónea de que si un proyecto va bien, entonces se están cumpliendo los objetivos de los ejecutivos.

El Project Management Institute (PMI) estima que la razón número uno del fracaso se debe a la falta de objetivos claramente definidos. Por eso puede plantearse instalar en su organización una gestión adecuada de las partes interesadas con las mejores prácticas de GPE (Gestión Estratégica de Carteras).

Las estadísticas de Gartner revelan tasas de fracaso de proyectos entre 60% y 85%".

La gran diferencia entre el estado de un proyecto y la forma en que los ejecutivos evalúan su éxito

A menos que haya un alto nivel de madurez dentro de la organización en torno a la gestión de proyectos, el tema de la entrega de valor es un indicador clave que se pierde en el seguimiento de tareas, plazos, problemas y más; y no se mide hasta que el proyecto ha terminado, o peor aún, nunca se mide en absoluto. La agilidad empresarial requiere un cambio en la gobernanza y en el momento de debatir y realizar el seguimiento de la entrega de valor. Independientemente de la metodología, los planes de valor y los hitos deben ser visibles y gobernados con determinación, y esto comienza con la definición de la gestión de las partes interesadas con SPM.

La brecha entre visión y ejecución puede cerrarse con las personas, los procesos, los datos y las herramientas adecuadas. Las capacidades de éxito no sólo residen en la tecnología, sino también en las personas y los procesos. Las metodologías por sí solas no son la respuesta, al igual que la tecnología por sí sola no puede resolver todos los problemas. Las sinergias colectivas de la madurez de las capacidades en todos los aspectos de la empresa llevarán a su organización más allá de los semáforos y de las presentaciones mensuales o trimestrales a conversaciones eficaces sobre la entrega de valor con datos procesables para realizar ajustes cuando sea necesario para el éxito de la visión.

3 claves para cerrar la brecha de la gestión de las partes interesadas con la GDS

Las claves para cerrar la brecha entre el estado del proyecto y la gestión de las partes interesadas con la GDS son las siguientes:

1. Definir y cuantificar las estrategias y los objetivos

Es fundamental llegar a un acuerdo sobre lo que es valioso y merece la pena invertir. Esto no puede hacerse en el vacío y requiere la participación de los ejecutivos. El desarrollo de escalas que recojan datos sobre coste, riesgo, impacto, alineación y preparación organizativa garantiza que se prioricen las iniciativas adecuadas con los resultados correctos.

2. Definir y supervisar los beneficios esperados

Los planes de beneficios desplazan la conversación de los entregables y los hitos a la realización de lo verdaderamente importante. Se pueden desarrollar planes de beneficios monetarios y no monetarios para que la reducción de costes 20%, o los datos del socio de la cadena de suministro, se consigan y se comuniquen con claridad.

3. Controlar el rendimiento de la inversión

El retorno de la inversión (ROI) es una herramienta fundamental para que los ejecutivos evalúen si los riesgos, problemas y cambios de la iniciativa siguen mereciendo la pena por los beneficios previstos. A medida que cambian el alcance y los calendarios, el ROI empieza a disminuir. Entender qué iniciativas producirán los beneficios más valiosos para la inversión cambia significativamente la conversación sobre el estado. Con los procesos, los datos y la tecnología adecuados, puede ver el impacto inmediato en el rendimiento de la inversión y, por tanto, tomar decisiones impactantes teniendo en cuenta algo más que el estado del proyecto.

Comunicar los retos de la gestión de proyectos a las partes interesadas

Pensar más allá del estado rojo, verde o amarillo requiere un cambio en la conversación entre los ejecutivos y la oficina de gestión de proyectos (PMO), que debe cambiar mucho antes de que se redacten los estatutos del proyecto o la hoja de ruta. Cuando menos del 60% de las organizaciones valoran la gestión de proyectos como una capacidad, ese cambio puede ser una batalla cuesta arriba que comienza con la gestión de las partes interesadas con la GDS. La mayoría de los proyectos pendientes de la empresa, si se congelaran en este momento, constituirían años de trabajo basados en los límites del presupuesto y los recursos.

La capacidad de ver claramente dónde se ha agotado el presupuesto o dónde colisionan los recursos es a menudo aleccionadora, pero crea la oportunidad de cambiar la conversación hacia lo que debe hacerse frente a lo que debería hacerse y lo que es bueno tener. Los datos necesarios para presentar una cartera de proyectos pendientes con estimaciones sobre el rendimiento, los beneficios clave y el calendario en función de los recursos disponibles pueden representar una inversión significativa y cambios organizativos difíciles.

Implantar una de las herramientas del cuadrante mágico es un paso en la dirección correcta, pero por sí solo no mejorará las conversaciones ni los resultados de las iniciativas. La Gestión Estratégica de Carteras (GEC) es un marco de capacidades que, cuando se aborda de forma holística, permite mejorar enormemente los resultados.

Gartner estima que 70% de los proyectos de transformación digital no conseguirán los resultados esperados para 2025 en ausencia de una Gestión Estratégica de la Cartera."

El marco SPM de Cask activado en la plataforma Now

ServiceNow permite Gestión Estratégica de Carteras de modo que el trabajo en curso, la acumulación de oportunidades y los escenarios hipotéticos puedan gestionarse para optimizar los resultados de la inversión. El marco de GDS de Cask define las capacidades y procesos necesarios para equilibrar con éxito sus iniciativas estratégicas dentro de la realidad de las limitaciones presupuestarias y de recursos.

Con un enfoque basado en datos para comprender la madurez de las capacidades actuales de una organización y su tolerancia al cambio, Cask puede ayudarle a construir una hoja de ruta que proporcione la Visibilidad y Transparencia necesarias para cambiar la conversación y sustituir la obsesión por el estado del proyecto por una entrega de valor de alto impacto, definiendo la gestión de las partes interesadas con SPM.

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