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Movendo o setor bancário para o futuro

De planilhas a rastreamento automatizado com gerenciamento de ativos de software

Com mais de 10.000 funcionários espalhados por 11 estados, trabalhando em 122 locais, os processos manuais começaram a desacelerar as operações dessa National Bank Holding Company. A reconciliação de software era gerenciada por meio de planilhas, que existiam separadamente em cada local. Não havia um processo centralizado para visualizar a conformidade das licenças, por isso era difícil para os líderes obterem as informações necessárias para gerenciar facilmente os gastos e os riscos. As auditorias eram penosas e demoradas e ocupavam os principais recursos durante todo o processo.

Para trazer nosso cliente para o século XXI, a Cask trabalhou para implementar um protocolo de gerenciamento de ativos em toda a empresa. Em apenas quatro meses, os processos manuais tornaram-se automatizados e auditáveis na plataforma ServiceNow.

"Pouco antes de entrarmos em cena, a equipe [do nosso cliente] havia concluído uma auditoria muito longa, que consumiu muito tempo e recursos, por isso eles estavam procurando uma solução de gerenciamento de ativos para ajudar a rastrear esses itens", disse a gerente de projetos Katie Lawless.

Anteriormente, os gerentes usavam listas e planilhas do SharePoint para gerenciar informações de software, enquanto os proprietários de produtos mantinham uma lista separada de usuários e alocações. Os direitos de software eram gerenciados no SharePoint, enquanto as alocações eram gerenciadas separadamente pelos proprietários dos produtos. Com esse processo, era difícil determinar a conformidade do licenciamento e os possíveis custos reais sem envolver as equipes de infraestrutura.

"A Cask foi, e continua sendo, muito adaptável às nossas necessidades organizacionais. Consideramos a Cask uma parceira e consultora estratégica; se estamos fora do curso, eles são rápidos em nos informar e oferecer soluções para atender às nossas necessidades."

Patrocinador executivo, National Bank Holding Company

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Como chegar ao trabalho

Como parte do processo de descoberta, a Cask se reuniu com líderes da National Bank Holding Company para discutir os pontos problemáticos e os resultados desejados da implementação do SAM.

"Tratava-se de entender quais eram os requisitos deles e quais títulos ou editoras principais eles queriam buscar como parte do produto mínimo viável, bem como quais aspectos do ServiceNow eles queriam manter fora da caixa e quais aspectos eles queriam ajustar", disse o consultor sênior Jason Hagen.

Nas semanas seguintes, a equipe da Cask desenvolveu os protocolos de SAM do nosso cliente com uma implementação do ServiceNow amplamente pronta para uso. Depois que a configuração inicial foi concluída, nosso cliente começou a importar alguns dos dados de seu software para a plataforma ServiceNow. Com o passar do tempo, mais dados foram obtidos para que nosso cliente pudesse criar um quadro completo de conformidade para o gerenciamento de licenças.

"Nosso cliente realmente queria entender sua posição de conformidade em termos de software e licenciamento que havia adquirido", disse Hagen. "Eles também queriam deixar de usar planilhas manuais que eram usadas para rastrear o software, desde a compra até a instalação."

Com os funcionários consumindo licenças em toda a organização, o hub central em Salt Lake City precisava ser capaz de visualizar os dados do usuário e da instalação de cima, para que pudesse gerenciar adequadamente a conformidade. A equipe da Cask criou uma integração diária de serviços da Web para extrair os dados do SAM, filtrá-los e preenchê-los em uma tabela, de modo que os dados fossem fáceis de encontrar e interpretar para os serviços centrais.

"A Cask foi excepcionalmente adaptável às necessidades de nossa organização enquanto trabalhávamos na declaração de trabalho."

PATROCINADOR EXECUTIVO,
National Bank Holding Company

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Linha de chegada de quatro meses

A equipe da Cask levou apenas quatro meses para ajudar nosso cliente a implementar um protocolo robusto de gerenciamento de ativos de software. Nesse período, o Nível de Maturidade do nosso cliente cresceu de 0 para 1. Hoje, o banco pode entender melhor sua posição de conformidade e seus gastos com software em todos os departamentos e equipes, e mais funcionalidades estão sendo adicionadas à medida que surgem as necessidades.

"A capacidade de realmente visualizar e gerenciar as instalações de forma centralizada foi um grande avanço para eles, além do que podiam ver antes [do trabalho com a Cask]", disse Hagen. "Eles ficaram muito felizes com nosso trabalho."

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