Activos frente a elementos de configuración: Mitos y realidades

Comprender los papeles, las funciones y las relaciones

Uno de los malentendidos más comunes sobre ITSM es la diferencia entre un activo y un elemento de configuración (CI). La respuesta es: es complicado. No todos los CI pueden calificarse de activos, ni todos los activos son CI. Esto se debe a que la gestión de ambos es distinta y diferente.

Definir la diferencia

Para entender esta relación, primero tenemos que definir la diferencia entre ambos. Un activo representa normalmente un artículo tangible gestionado por la empresa y suele incorporar los elementos fiscales y de aprovisionamiento. Cuando hablamos de "gestión del ciclo de vida", nos referimos al activo: la solicitud, el pedido, la facturación, el envío, la recepción, el pago, la creación de imágenes, el despliegue, el alquiler frente a la compra, la garantía, la depreciación y la retirada/final de la vida útil del dispositivo...

Los CI, por su parte, representan los detalles técnicos sobre el elemento concreto, literalmente la "configuración". Pueden gestionarse con éxito mediante un base de datos de gestión de la configuración (CMDB). Si un elemento de un dispositivo cambia, por ejemplo una memoria adicional, ese detalle se anota en el registro CI. Desde la perspectiva de ITIL, los incidentes y problemas se registran en el CI. Es decir, si se produce un problema, el usuario lo notifica y se crea un incidente que se registra en el CI (no en el activo), de modo que la persona o el departamento adecuados puedan repararlo o sustituirlo.

La gestión también es un componente importante, porque si se produce un fallo en una IC, pueden producirse alteraciones significativas en los procesos y procedimientos de una organización. El mapeo de dependencias, es decir, la representación y gestión de los elementos con los que los dispositivos o servicios están interrelacionados y dependen unos de otros, se mantienen a nivel de la IC.

La gestión de activos de TI es la práctica de gestionar activos a lo largo de todo su ciclo de vida. Como tal, parte de la implantación de cualquier sistema de gestión de activos debe incluir los procesos de adquisición descritos anteriormente. La mayoría de los recursos de la empresa (si no todos) pueden gestionarse de este modo, lo que puede complicar el proceso si no se administra correctamente. Sin embargo, con la adquisición correctamente configurada, el dilema Activos/CI puede abordarse de forma holística.

El solapamiento: Activos e IC

El servidor de su empresa es un activo físico: su valor financiero puede conocerse y rastrearse a lo largo de su ciclo de vida. Al mismo tiempo, el servidor también puede tener un registro CI dentro de su CMDB, que incluiría detalles como elementos de software o interacciones con otros servidores de la red.

El objetivo de la gestión de activos es gestionar los estados del ciclo de vida desde la adquisición hasta la jubilación y maximizar los beneficios económicos del activo. Los directivos que entiendan bien el solapamiento y las distintas prácticas de gestión de activos obtendrán el máximo valor para su organización con el paso del tiempo.

Tema problemático: Activos huérfanos

Un activo "huérfano" puede ser el resultado de una de las siguientes situaciones:

1. Un proceso de Descubrimiento que crea un CI también crea automáticamente un Activo correspondiente, pero el CI se altera o elimina posteriormente, y el activo correspondiente se "desconecta"

2. Se crea un activo mediante un proceso manual, pero no se genera el CI correspondiente. Cuando se descubre el CI real, o bien no se intenta conciliar con un activo, o (¡peor!) se crea un activo duplicado.

Un activo "huérfano" carece de una relación con la CMDB y el CI real que representa, por lo tanto, cualquier cambio que pueda ocurrir contra ese CI nunca sería rastreado.

Tema problemático: IC huérfanos

Una IC huérfana puede ser el resultado de una de las siguientes situaciones:

1. CI descubierta y creada pero ningún Activo ha coincidido con ella

2. Separación "manual" forzada del IC del Activo (poco frecuente)

Aunque puede haber ocasiones legítimas en las que un IC puede existir sin un activo correspondiente (por ejemplo, un periférico, un consumible o un elemento interno no rastreado o no serializado, como una interfaz de red), la orfandad de un IC de su activo original puede ser problemática por las mismas razones señaladas anteriormente: el detalle completo del elemento Activo / IC depende de la sincronización exitosa de ambos registros.

Prevenir la orfandad

Para obtener una visión holística del binomio Activo/IC, una buena práctica recomendada consistiría en el siguiente escenario:

1. El activo se crea como parte del proceso de adquisición. Idealmente, esto ocurriría con el procesamiento de un Aviso Anticipado de Embarque (ASN, por sus siglas en inglés), donde el detalle completo de la adquisición del activo (costo, centro de costos, comprador, etc.) coincide con un elemento identificable de manera única del activo (típicamente el número de serie).

2. Cuando se crea el activo, también se crea automáticamente su correspondiente IC, aunque con un detalle limitado, y se empareja el elemento identificable.

3. A medida que el activo pasa por las fases de recepción y despliegue, su estado se actualiza continuamente para reflejar tanto su paradero como su disposición actual.

4. Una vez desplegado el elemento, se "descubre" mediante alguna herramienta de exploración automatizada (por ejemplo, Microsoft SCCM, SN Discovery).

5. La información obtenida en el proceso de descubrimiento "enriquece" el registro CI con toda la información pertinente (configuración del hardware, software instalado, dirección IP, etc.).

A partir de este momento, el emparejamiento de activos e IC presenta una imagen completa del elemento, combinando los detalles fiscales y técnicos, junto con el seguimiento de cualquier cambio en cualquiera de ellos.

Protocolos eficaces

Al reducir o eliminar la aparición de activos "huérfanos", se pueden medir y conseguir los beneficios económicos de una CMDB. El éxito de los protocolos de gestión de activos de TI:

1. Evitar los casos de activos "huérfanos" (incompletos)
2. Ser capaz de responder rápidamente a las auditorías
3. Reducir o eliminar costes superfluos, por ejemplo, pagar por equipos alquilados que ya se han devuelto.
4. Comprender la función del registro de activos y su correspondiente registro CI y gestionar la sincronización entre ellos.
5. Comprender y gestionar los casos de excepción.

Estos protocolos, junto con una visión holística del emparejamiento de activos y elementos de configuración, le ayudarán en su camino hacia la comprensión de la verdadera diferencia entre un activo y un CI. ¿Busca aún más información? Deje que Cask le ayude.