Explicación del proceso de planificación presupuestaria de TI: Lo que deben saber los responsables de TI

Diseñar y completar con éxito un proceso de planificación presupuestaria de TI suele ser complicado. Dependiendo de la preparación de la empresa, el resultado puede ir desde una estrategia de TI bien pensada y una hoja de ruta valiosa hasta un ejercicio anual infructuoso. Este proceso también puede parecer desalentador para los nuevos ejecutivos de TI que no tienen experiencia con las estadísticas financieras y los conceptos presupuestarios.

Afortunadamente, hemos elaborado esta guía para ayudar a las empresas no sólo a sobrevivir a este ejercicio, sino también a utilizar el presupuesto como herramienta estratégica. Esta herramienta puede orientar sus prioridades y comunicar con mayor claridad las asignaciones de gastos.

¿Qué es la presupuestación informática?

La elaboración de presupuestos de TI es la práctica de repartir el efectivo disponible entre los distintos programas relacionados con las TI. Estas asignaciones pueden incluir alquileres continuos de hardware, contrataciones de personal y gastos puntuales para proyectos concretos. Algunas empresas presupuestan anualmente, mientras que otras pueden necesitar presupuestos para cada proyecto en el momento en que se produce.

¿Por qué es importante el presupuesto informático?

Cuando se prepara adecuadamente, un presupuesto de TI puede ayudar a los dirigentes a utilizar el proceso presupuestario para facilitar la comunicación y la planificación. El presupuesto sirve de base para las operaciones de la empresa. Proporciona los recursos necesarios para la planificación a lo largo de todo el año.

Proceso de planificación del presupuesto informático

Hay mucho que contemplar a la hora de planificar un presupuesto de TI. Todo, desde las consideraciones iniciales hasta seguir meticulosamente los pasos necesarios para elegir el software correcto, es crucial para la estrategia global.

Veamos cada uno de esos componentes.

Consideraciones iniciales

• Siga de cerca el calendario presupuestario. Saber cuándo hay que pagar es una parte esencial del presupuesto y ayuda a las empresas a cumplir los plazos y dedicar adecuadamente los fondos necesarios.
• Examinar los presupuestos anteriores. Las empresas pueden conocer los éxitos y fracasos de gastos anteriores revisando presupuestos anteriores. Los departamentos de TI deben justificar su gasto para recibir el visto bueno, y referirse a proyectos anteriores similares que resultaron estratégicos y exitosos puede ayudar a argumentarlo.
• Elabore un plan estratégico. El presupuesto debe reflejar los objetivos del departamento, así como la estrategia general de TI a largo plazo de la organización. Anticipar las prioridades para el año siguiente puede ayudar a las organizaciones a determinar dónde gastar el dinero hoy o reservarlo para iniciativas posteriores.
• Reconocer los distintos tipos y categorías. A veces, los presupuestos de TI se agrupan en una única gran partida, aunque se componga de varios proyectos más pequeños. Identificar el tipo y la clase de iniciativas individuales dentro del presupuesto puede mejorar la toma de decisiones y la planificación general.

 Próximos pasos sugeridos

• Establecer prioridades y recabar apoyos. Las empresas tienen necesidades y deseos, y es esencial distinguir entre ambos y establecer las prioridades en el orden adecuado. De lo contrario, las organizaciones corren el riesgo de aprobar y aplicar fondos a proyectos no esenciales y pasar por alto iniciativas necesarias.
• Ajustar los gastos a los objetivos. Alinear las partidas presupuestarias con objetivos empresariales específicos es un método eficaz para demostrar el valor estratégico a los responsables de la toma de decisiones. Los departamentos de TI deben identificar clara y concisamente qué necesidades empresariales aborda cada partida y quién se beneficiará de la satisfacción de esa necesidad.
• Prepárese para las sorpresas. Los costes repentinos e inesperados pueden entorpecer los grandes proyectos. Las organizaciones deben evaluar el precio previsto de cada partida desde todos los puntos de vista posibles y anticipar (en la medida de sus posibilidades) los gastos adicionales imaginables.
• Investigar a los proveedores. Los departamentos de TI podrían considerar la posibilidad de ponerse en contacto con los proveedores para obtener información adicional antes de dirigirse a la dirección para proponer un proyecto determinado. No se trata de tomar atajos ni de pasar por encima del responsable de la toma de decisiones, sino de estudiar las ventajas e inconvenientes de trabajar con distintos proveedores. Esta información puede ayudar a la dirección a tomar mejores decisiones.

Planificación financiera de ServiceNow

El tratamiento manual de grandes cantidades de datos puede hacer que la presupuestación sea difícil, redundante y propensa a errores, lo que da lugar a resultados potencialmente defectuosos y a una transparencia mínima.

Sin embargo, Financial Planning de ServiceNow puede ayudar a las organizaciones a superar estos retos ofreciendo transparencia en la composición del presupuesto y centralizando todas las operaciones de planificación presupuestaria. Con este completo módulo, los usuarios pueden construir planes presupuestarios, objetivos, planes de previsión e importar datos presupuestarios de otras fuentes.

La Planificación Financiera facilita la elaboración de presupuestos al permitir que distintos departamentos utilicen simultáneamente varios modelos presupuestarios. Estos modelos son muy fáciles de usar, y los gestores pueden hacer un seguimiento del gasto real y garantizar la conformidad del presupuesto, además de digitalizar los datos presupuestarios.

ServiceNow Gestión Financiera

La asignación explícita y clara de los gastos a las distintas cuentas de TI es crucial para mejorar la visibilidad de los costes respectivos por proyecto.

La mesa de trabajo de Gestión Financiera de ServiceNow permite a los administradores financieros asignar estos costes y promover un flujo de trabajo eficiente a través de una serie de etapas:

• Antes de asignar los gastos, la etapa inicial de "Definición de datos" establece el programa.
• A través del "Plan General de Contabilidad", puede modificar la jerarquía y las definiciones de los segmentos.
• A continuación, la fase de "limpieza de datos" elimina los gastos financieros innecesarios.
• En la fase de "cubicación", divida los gastos en grupos.
• La etapa "Configuración de la asignación" le permite designar gastos a segmentos y cuentas.
• La etapa final de "Revisión" realiza la última revisión antes del procesamiento.

Facturación financiera de ServiceNow

Generar informes financieros completos basados en cargos precisos por consumo de servicios es complejo. Sin embargo, la Planificación Financiera de ServiceNow simplifica este proceso ayudando a los analistas a calcular los gastos financieros e identificar a qué divisiones debe la empresa asignar esos costes. Este ejercicio proporciona a las partes interesadas una visibilidad significativa del consumo económico de la organización, mejorando las decisiones de inversión en TI.

Cask y ServiceNow disponen del software adecuado para satisfacer sus necesidades presupuestarias

Elaborar un presupuesto es una tarea desalentadora, pero vital para dirigir una organización con éxito. El proceso suele requerir la implantación de un software de presupuestación que permita hacer un seguimiento del desarrollo, establecer límites de gasto y, en última instancia, ayudar a gestionar la empresa de forma más eficiente.

Solicite un presupuesto hoy mismo y descubra cómo los servicios de planificación presupuestaria de TI ServiceNow de Cask pueden ayudarle a asignar los gastos de forma eficaz y a tomar mejores decisiones financieras.