Como fazer e gerenciar mudanças organizacionais duradouras

Por que é tão difícil para algumas organizações mudar?

Acabamos de ler sobre outra empresa que não parecia ser capaz de fazer as mudanças necessárias no processo, apesar dos persistentes problemas de relações públicas. (Tão persistentes, de fato, que as repetidas intervenções de serviço da empresa inspiraram memes).

O objetivo aqui é chamar a atenção para o conceito, muitas vezes negligenciado, de Gerenciamento de Mudanças Organizacionais. Como é possível que as empresas gastem dinheiro com o gerenciamento de mudanças, sem que haja mudanças reais de impacto duradouro?

A questão de por que a mudança pode ser difícil para muitas organizações foi o tema de uma pesquisa recente realizada pela McKinsey & Company, que mostra que a taxa de fracasso dos projetos de mudança organizacional tem variado em surpreendentes 60 a 70% desde a década de 1970.

A resposta para o fato de a mudança ser tão difícil é parcialmente revelada quando examinamos o que está envolvido. A mudança é um redirecionamento de recursos mentais, físicos e psicológicos para fazer algumas coisas de forma diferente. Os processos que já funcionam devem ser modificados, avaliados e refinados. Alguns talvez precisem ser abandonados por completo ou reimplementados do zero.

A mudança não é barata

Falar sobre mudança pode ser barato, mas a mudança real nunca é gratuita. A Gartner Research descobriu recentemente que apenas 5% (em média) do orçamento geral de implementação do sistema de um projeto é realmente destinado ao gerenciamento de mudanças. A Gartner recomenda reservar no mínimo 15% (em média), de acordo com um estudo da pesquisa de 169 implementações SAP na América do Norte.

O Gartner recomenda alocar 15% (mínimo) do orçamento geral de implementação do sistema para o gerenciamento de mudanças.

Os ingredientes necessários para a mudança organizacional incluem comunicação, treinamento, desenvolvimento e implementação de sistemas, bem como a avaliação e o ajuste de processos em toda a empresa. Todos eles exigem investimentos significativos.

O preço aumenta quando se leva em conta o que é necessário para mudar corações e mentes e alterar padrões de comportamento e pensamento em toda a organização.

Como fazer mudanças duradouras

Para superar a inércia organizacional e produzir resultados duradouros, siga estas quatro etapas essenciais para lidar com questões de custo, transparência e responsabilidade.

1. Tornar a mudança gerenciável

• Para funcionar, a mudança deve ser projetada para resolver problemas reais e visíveis e deve ser feita de forma incremental.
• A mudança pode se tornar gerenciável quando funciona com os processos existentes que todos já usam.
• Por fim, a mudança deve reconhecer os pontos fortes existentes na organização para aproveitá-los, e não destruí-los.

2. Reforçar o feedback

• Você incentiva a transparência e a responsabilidade estabelecendo pequenas metas de melhoria e comemorando cada sucesso.
• Crie uma cultura de iteração para que a análise se torne parte do processo de aprendizado.
• Defina metas realistas de curto prazo, atinja-as, comemore e comunique o valor a todos na organização.

3. Formalizar vitórias

• Faça com que cada vitória em seu esforço para implementar a mudança seja um elemento fundamental de sua identidade coletiva.
• Não seja a organização que esquece rapidamente os fracassos e não aprende com os sucessos. Tire lições de ambos e aplique-as para aprimorar os processos.
• Ajude todos na organização a se apropriarem de cada realização e a celebrá-la, comunicando claramente o valor a todos.

4. Aplicar a alteração

• O gerenciamento bem-sucedido de mudanças requer prática e reforço constantes.
• Para que a mudança faça parte de seu DNA organizacional, ela precisa ser aplicada em praticamente todas as áreas.

Não seja do tipo que investe no gerenciamento de mudanças e depois deixa de orçar as implementações de sistemas. A implementação de um sistema de TI pode não ser atraente ou fácil de visualizar em um primeiro momento, mas os benefícios se tornam rapidamente aparentes quando a mudança é concluída com sucesso.

Por outro lado, aqueles que não conseguem gerenciar a mudança, preparando-se suficientemente para o crescimento, podem não ver os resultados até que eles apareçam nas notícias - por todos os motivos errados.

O Gartner recomenda alocar 15% (mínimo) do orçamento geral de implementação do sistema para o gerenciamento de mudanças.