De las hojas de cálculo al seguimiento automatizado con la gestión de activos de software
Con más de 10.000 empleados repartidos en 11 estados trabajando en 122 ubicaciones, los procesos manuales habían empezado a ralentizar las operaciones de esta National Bank Holding Company. La conciliación del software se gestionaba mediante hojas de cálculo, que existían por separado en cada ubicación. No existía un proceso centralizado para ver la conformidad de las licencias, por lo que a los directivos les resultaba difícil obtener la información que necesitaban para gestionar fácilmente los gastos y los riesgos. Las auditorías eran dolorosas y llevaban mucho tiempo, y ocupaban recursos clave durante todo el proceso.
Para llevar a nuestro cliente al siglo XXI, Cask trabajó para implantar un protocolo de gestión de activos en toda la empresa. En solo cuatro meses, los procesos manuales se automatizaron y auditaron en la plataforma ServiceNow.
"Justo antes de que nos incorporáramos, el equipo [de nuestro cliente] había llevado a cabo una auditoría muy larga, que consumió mucho tiempo y recursos, por lo que buscaban una solución de gestión de activos que les ayudara a hacer un seguimiento de estos elementos", explica Katie Lawless, gestora de proyectos.
Anteriormente, los gestores utilizaban listas y hojas de cálculo de SharePoint para gestionar la información de software, mientras que los propietarios de productos mantenían una lista separada de usuarios y asignaciones. Los derechos de software se gestionaban en SharePoint, mientras que los propietarios de productos gestionaban las asignaciones por separado. Con este proceso, era difícil determinar la conformidad de las licencias y los posibles costos reales sin implicar a los equipos de infraestructura.
"Cask fue, y sigue siendo, muy adaptable a nuestras necesidades organizativas. Consideramos a Cask un socio estratégico y asesor; si nos desviamos del camino, no tardan en decírnoslo y ofrecernos soluciones que se adapten a nuestras necesidades."
Patrocinador ejecutivo, National Bank Holding Company
Empezar a trabajar
Como parte del proceso de descubrimiento, Cask se reunió con los responsables de National Bank Holding Company para debatir los puntos débiles y los resultados deseados de la implantación de SAM.
"Se trataba de entender cuáles eran sus necesidades y qué títulos o editores principales querían incluir en su producto mínimo viable, así como qué aspectos de ServiceNow querían mantener y qué aspectos querían modificar", explica Jason Hagen, asesor principal.
Durante las siguientes semanas, el equipo de Cask desarrolló los protocolos SAM de nuestro cliente con una implementación de ServiceNow en gran medida lista para usar. Una vez completada la configuración inicial, nuestro cliente empezó a importar algunos de sus datos de software a la plataforma ServiceNow. A medida que pasaba el tiempo, se introdujeron más datos para que nuestro cliente pudiera crear una imagen de cumplimiento completa para la gestión de licencias.
"Nuestro cliente realmente quería ser capaz de entender su posición de cumplimiento en términos del software y las licencias que habían comprado", dijo Hagen. "También querían alejarse del uso de hojas de cálculo manuales que se utilizaban para rastrear el software, desde la compra hasta la instalación".
Con los empleados consumiendo licencias en toda la organización, el hub central en Salt Lake City necesitaba poder ver los datos de usuarios e instalaciones desde arriba, para poder gestionar adecuadamente el cumplimiento. El equipo de Cask creó una integración diaria de servicios web para extraer los datos de SAM, filtrarlos y rellenarlos en una tabla, de modo que los datos fueran fáciles de encontrar e interpretar para los servicios centrales.
"Cask se adaptó de forma excepcional a las necesidades de nuestra organización mientras trabajábamos en el pliego de condiciones".
PATROCINADOR EJECUTIVO,
Holding bancario nacional
Cuatro meses para llegar a la meta
El equipo de Cask tardó sólo cuatro meses en ayudar a nuestro cliente a implantar un sólido protocolo de gestión de activos de software. En ese tiempo, el nivel de madurez de nuestro cliente creció de 0 a 1. Hoy en día, el banco puede entender mejor su posición de cumplimiento y su gasto en software en todos los departamentos y equipos, y se están añadiendo más funcionalidades a medida que surgen las necesidades.
"La capacidad de ver y gestionar realmente las instalaciones de forma centralizada, fue un gran paso adelante para ellos fuera de lo que eran capaces de ver antes [de su trabajo con Cask], dijo Hagen. "Quedaron muy satisfechos con nuestro trabajo".
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