Ativos vs. itens de configuração: Mitos e fatos

Compreensão dos papéis, funções e relacionamentos

Um dos mal-entendidos mais comuns sobre ITSM é a diferença entre um ativo e um item de configuração (CI). A resposta é: é complicado. Nem todos os ICs podem ser qualificados como ativos, e nem todos os ativos são ICs. Isso ocorre porque o gerenciamento de ambos é distinto e diferente.

Definindo a diferença

Para entender essa relação, primeiro precisamos definir a diferença entre os dois. Um ativo normalmente representa um item tangível gerenciado pela empresa e geralmente incorpora os elementos fiscais e de aquisição. Quando falamos em "gerenciamento do ciclo de vida", estamos nos referindo ao ativo - solicitação, pedido, faturamento, envio, recebimento, pagamento, geração de imagens, implementação, aluguel versus compra, garantia, depreciação e aposentadoria/fim da vida útil do dispositivo

Os CIs, por outro lado, representam os detalhes técnicos de um item específico, literalmente a "configuração". Eles podem ser gerenciados com sucesso por meio de um banco de dados de gerenciamento de configuração (CMDB). Se um elemento de um dispositivo for alterado, por exemplo, memória adicional, esse detalhe será anotado no registro de IC. Do ponto de vista da ITIL, os incidentes e problemas são rastreados em relação ao registro do IC. Ou seja, se ocorrer um problema, o usuário o relata e um incidente é criado e rastreado em relação ao IC (não ao ativo), para que a pessoa ou o departamento apropriado possa realizar o reparo ou a substituição em relação a ele.

O gerenciamento também é um componente importante, pois, se ocorrer uma falha em um IC, pode haver uma interrupção significativa dos processos e procedimentos de uma organização. O mapeamento de dependências, ou seja, a descrição e o gerenciamento de elementos sobre os quais os dispositivos ou serviços estão inter-relacionados e dependem uns dos outros, são todos mantidos no nível do IC.

O gerenciamento de ativos de TI é a prática de gerenciar ativos durante todo o seu ciclo de vida. Dessa forma, parte da implementação de qualquer sistema de gerenciamento de ativos deve incluir os processos de aquisição descritos acima. A maioria dos recursos da empresa (se não todos) pode ser gerenciada dessa forma, o que pode complicar o processo se não for administrado adequadamente. Entretanto, com a aquisição devidamente configurada, o dilema ativo/CI pode ser resolvido de forma holística.

A sobreposição: Ativos e ICs

O servidor de sua empresa é um ativo físico - seu valor financeiro pode ser conhecido e rastreado ao longo de seu ciclo de vida. Ao mesmo tempo, o servidor também pode ter um registro de CI no seu CMDB, que incluiria detalhes como itens de software ou interações com outros servidores na rede.

O objetivo da implementação do gerenciamento de ativos é gerenciar os estados do ciclo de vida desde a aquisição até a aposentadoria e maximizar os benefícios de custo do ativo. Os gerentes que compreenderem com êxito a sobreposição e as diferentes práticas de gerenciamento de ativos obterão o maior valor para sua organização ao longo do tempo.

Item problemático: Ativos órfãos

Um ativo "órfão" pode ser o resultado de uma das seguintes situações:

1. Um processo de descoberta que cria um IC automaticamente também cria um ativo correspondente, mas o IC é posteriormente alterado ou excluído, e o ativo correspondente é "desconectado"

2. Um ativo é criado por meio de um processo manual, mas nenhum IC correspondente é gerado. Quando o IC real é descoberto, ele não tenta reconciliação com um ativo ou (pior!) cria um ativo duplicado.

Um ativo "órfão" não tem relação com o CMDB e com o IC real que ele representa, portanto, quaisquer alterações que possam ocorrer nesse IC nunca serão rastreadas.

Item problemático: ICs órfãos

Um IC órfão pode ser o resultado de uma das seguintes situações:

1. O CI foi descoberto e criado, mas nenhum ativo foi compatível com ele

2. Uma separação "manual" forçada do IC do ativo (raro)

Embora possa haver ocasiões legítimas em que um IC possa existir sem um ativo correspondente (por exemplo, um periférico, um consumível ou um item interno não rastreado ou não serializado, como uma interface de rede), a orfandade de um IC de seu ativo original pode ser problemática pelos mesmos motivos mencionados acima: o detalhamento completo do item Ativo / IC depende da sincronização bem-sucedida de ambos os registros.

Prevenção de órfãos

Para obter uma visão holística do emparelhamento Ativo/CI, uma prática recomendada consistiria no seguinte cenário:

1. O ativo é criado como parte do processo de aquisição. Idealmente, isso ocorreria com o processamento de um Advanced Ship Notice (ASN), em que os detalhes completos de aquisição do ativo (custo, centro de custo, comprador etc.) são combinados com um elemento identificável exclusivo do ativo (normalmente o número de série).

2. Quando o ativo é criado, seu IC correspondente também é criado automaticamente, embora com detalhes limitados, e o elemento identificável é correspondido.

3. À medida que o ativo passa pelas fases de recebimento e implantação, seu estado é continuamente atualizado para refletir sua localização e sua disposição atual.

4. Depois que o item é implantado, ele é "descoberto" por meio de alguma ferramenta de varredura automatizada (por exemplo, Microsoft SCCM, SN Discovery).

5. Os detalhes obtidos no processo de descoberta "enriquecem" o registro do IC com todos os detalhes pertinentes do IC (configuração de hardware, software instalado, endereço IP, etc.)

Desse ponto em diante, o emparelhamento de ativos e IC apresenta um quadro completo do item, combinando detalhes fiscais e técnicos, juntamente com o rastreamento de quaisquer alterações em ambos.

Protocolos bem-sucedidos

Ao reduzir ou eliminar as ocorrências de ativos "órfãos", os benefícios de custo de um CMDB podem ser medidos e alcançados. Protocolos bem-sucedidos de gerenciamento de ativos de TI

1. Evitar instâncias de ativos "órfãos" (incompletos)
2. Ser capaz de responder rapidamente às auditorias
3. Reduzir ou eliminar custos externos, por exemplo, pagar por equipamentos alugados que já foram devolvidos
4. Compreender a função do registro de ativos e seu registro de IC correspondente e gerenciar a sincronização entre eles; e
5. Compreender e gerenciar os casos de exceção.

Esses protocolos, juntamente com uma visão holística do emparelhamento de ativos e itens de configuração, o ajudarão a entender a verdadeira diferença entre um ativo e um IC. Procurando ainda mais informações? Deixe a Cask ajudar.