Explicação do processo de planejamento orçamentário de TI: O que os líderes de TI precisam saber

A elaboração e a conclusão bem-sucedidas de um processo de planejamento orçamentário de TI costumam ser complicadas. Dependendo da preparação da empresa, o resultado pode variar de uma estratégia de TI bem pensada e um roteiro valioso a um exercício anual malsucedido de futilidade. Esse processo também pode parecer assustador para os novos executivos de TI que não têm experiência com estatísticas financeiras e conceitos de orçamento.

Felizmente, elaboramos este guia para ajudar as empresas não apenas a sobreviver a esse exercício, mas também a usar o orçamento como uma ferramenta estratégica. Essa ferramenta pode direcionar suas prioridades e comunicar mais claramente as alocações de despesas.

O que é orçamento de TI?

O orçamento de TI é a prática de dividir o dinheiro disponível para diferentes programas relacionados à TI. Essas alocações podem incluir aluguéis contínuos de hardware, contratações de pessoal e despesas únicas para projetos individuais. Algumas empresas fazem o orçamento anualmente, enquanto outras podem exigir orçamentos para cada empreendimento à medida que ele ocorre.

Por que o orçamento de TI é importante?

Quando preparado adequadamente, um orçamento de TI pode ajudar os líderes a usar o processo de orçamento para facilitar a comunicação e o planejamento. O orçamento serve como base para as operações da empresa. Ele fornece os recursos necessários para o planejamento durante todo o ano.

Processo de planejamento orçamentário de TI

Há muito a ser considerado ao planejar um orçamento de TI. Tudo, desde as considerações iniciais até o cumprimento meticuloso das etapas necessárias para a escolha do software correto, é crucial para a estratégia geral.

Vamos dar uma olhada em cada um desses componentes.

Considerações iniciais

• Fique de olho no calendário orçamentário. Saber quando o dinheiro é devido é uma parte essencial do orçamento e ajuda as empresas a cumprir prazos e a dedicar adequadamente os fundos necessários.
• Examinar os orçamentos anteriores. As empresas podem aprender sobre os sucessos e fracassos das despesas anteriores analisando os orçamentos anteriores. Os departamentos de TI devem justificar seus gastos para receber a aprovação, e a referência a projetos anteriores semelhantes que se mostraram estratégicos e bem-sucedidos pode ajudar a justificar o caso.
• Faça um plano estratégico. O orçamento deve refletir os objetivos do departamento, bem como a estratégia de TI de longo prazo mais ampla da organização. Antecipar as prioridades para o ano seguinte pode ajudar as organizações a determinar onde gastar dinheiro hoje ou reservar para iniciativas posteriores.
• Reconhecer os vários tipos e categorias. Às vezes, os orçamentos de TI são agrupados como um único item grande, embora sejam compostos por vários projetos menores. Identificar o tipo e a classe de iniciativas individuais dentro do orçamento pode melhorar a tomada de decisões e o planejamento geral.

 Sugestões de próximas etapas

• Definir prioridades e obter apoio. As empresas têm necessidades e desejos, e é essencial distinguir entre os dois e colocar as prioridades na ordem correta. Caso contrário, as organizações correm o risco de aprovar e aplicar fundos em projetos não essenciais e ignorar as iniciativas necessárias.
• Alinhar as despesas com as metas. O alinhamento de itens orçamentários com objetivos comerciais específicos é um método eficaz de demonstrar o valor estratégico para os tomadores de decisão. Os departamentos de TI devem identificar de forma clara e concisa quais necessidades comerciais cada item atende e quem se beneficiará com o atendimento a essa necessidade.
• Prepare-se para surpresas. Custos repentinos e inesperados podem prejudicar grandes projetos. As organizações devem avaliar o preço esperado de cada item de todos os pontos de vista possíveis e prever (da melhor forma possível) os custos adicionais possíveis.
• Realizar pesquisa de fornecedores. Os departamentos de TI podem considerar a possibilidade de entrar em contato com os fornecedores para obter informações adicionais antes de abordar a gerência para propor um determinado projeto. A intenção não é cortar custos ou passar por cima do tomador de decisões, mas sim uma oportunidade de estudar os benefícios e as desvantagens de fazer negócios com diferentes fornecedores. Essas informações podem ajudar a gerência a tomar decisões melhores.

Planejamento financeiro do ServiceNow

O processamento manual de grandes quantidades de dados pode tornar a elaboração do orçamento desafiadora, redundante e propensa a erros, resultando em resultados potencialmente errôneos e transparência mínima.

No entanto, o Financial Planning da ServiceNow pode ajudar as organizações a superar esses desafios, oferecendo transparência na composição do orçamento e centralizando todas as operações de planejamento orçamentário. Com esse módulo abrangente, os usuários podem criar planos orçamentários, objetivos, planos de previsão e importar dados orçamentários de outras fontes.

O Planejamento financeiro facilita a elaboração do orçamento ao permitir que diferentes departamentos usem vários modelos de orçamento simultaneamente. Esses modelos são muito fáceis de usar, e os gerentes podem acompanhar os gastos reais e garantir a conformidade com o orçamento, além de digitalizar os dados orçamentários.

Gerenciamento financeiro do ServiceNow

A atribuição explícita e clara de despesas a diferentes contas de TI é fundamental para melhorar a visibilidade dos respectivos custos por projeto.

O workbench de gerenciamento financeiro do ServiceNow permite que os administradores financeiros aloquem esses custos e promovam um fluxo de trabalho eficiente por meio de uma série de etapas:

• Antes de alocar as despesas, o estágio inicial de "Definição de dados" estabelece o programa.
• Usando o "Plano de contas", você pode alterar a hierarquia e as definições de segmento.
• O estágio de "limpeza de dados" elimina cobranças financeiras desnecessárias.
• Na etapa de "Bucketing", divida as despesas em grupos.
• O estágio "Configuração de alocação" permite que você designe despesas para segmentos e contas.
• O estágio final de "Revisão" realiza a última revisão antes do processamento.

Cobrança financeira do ServiceNow

A geração de relatórios financeiros abrangentes com base em cobranças precisas de consumo de serviços é complexa. No entanto, o Planejamento Financeiro da ServiceNow simplifica esse processo, ajudando os analistas a calcular as despesas financeiras e a identificar para quais divisões a empresa deve designar esses custos. Esse exercício dá às partes interessadas uma visibilidade significativa do consumo econômico da organização, melhorando as decisões de investimento em TI.

A Cask e a ServiceNow têm o software certo para atender às suas necessidades de orçamento

Criar um orçamento é uma tarefa assustadora, mas é vital para a administração de uma organização bem-sucedida. O processo geralmente requer a implementação de um software de orçamento que possa acompanhar o desenvolvimento, definir limites de gastos e, em última análise, ajudá-lo a administrar sua empresa com mais eficiência.

Solicite uma cotação hoje mesmo e saiba como os serviços de planejamento orçamentário de TI ServiceNow da Cask podem ajudá-lo a alocar despesas de forma eficiente e a tomar melhores decisões financeiras.