De planilhas a rastreamento automatizado com gerenciamento de ativos de software
Com mais de 10.000 funcionários espalhados por 11 estados, trabalhando em 122 locais, os processos manuais começaram a desacelerar as operações dessa National Bank Holding Company. A reconciliação de software era gerenciada por meio de planilhas, que existiam separadamente em cada local. Não havia um processo centralizado para visualizar a conformidade das licenças, por isso era difícil para os líderes obterem as informações necessárias para gerenciar facilmente os gastos e os riscos. As auditorias eram penosas e demoradas e ocupavam os principais recursos durante todo o processo.
Para trazer nosso cliente para o século XXI, a Cask trabalhou para implementar um protocolo de gerenciamento de ativos em toda a empresa. Em apenas quatro meses, os processos manuais tornaram-se automatizados e auditáveis na plataforma ServiceNow.
"Pouco antes de entrarmos em cena, a equipe [do nosso cliente] havia concluído uma auditoria muito longa, que consumiu muito tempo e recursos, por isso eles estavam procurando uma solução de gerenciamento de ativos para ajudar a rastrear esses itens", disse a gerente de projetos Katie Lawless.
Anteriormente, os gerentes usavam listas e planilhas do SharePoint para gerenciar informações de software, enquanto os proprietários de produtos mantinham uma lista separada de usuários e alocações. Os direitos de software eram gerenciados no SharePoint, enquanto as alocações eram gerenciadas separadamente pelos proprietários dos produtos. Com esse processo, era difícil determinar a conformidade do licenciamento e os possíveis custos reais sem envolver as equipes de infraestrutura.
"A Cask foi, e continua sendo, muito adaptável às nossas necessidades organizacionais. Consideramos a Cask uma parceira e consultora estratégica; se estamos fora do curso, eles são rápidos em nos informar e oferecer soluções para atender às nossas necessidades."
Patrocinador executivo, National Bank Holding Company
Como chegar ao trabalho
Como parte do processo de descoberta, a Cask se reuniu com líderes da National Bank Holding Company para discutir os pontos problemáticos e os resultados desejados da implementação do SAM.
"Tratava-se de entender quais eram os requisitos deles e quais títulos ou editoras principais eles queriam buscar como parte do produto mínimo viável, bem como quais aspectos do ServiceNow eles queriam manter fora da caixa e quais aspectos eles queriam ajustar", disse o consultor sênior Jason Hagen.
Nas semanas seguintes, a equipe da Cask desenvolveu os protocolos de SAM do nosso cliente com uma implementação do ServiceNow amplamente pronta para uso. Depois que a configuração inicial foi concluída, nosso cliente começou a importar alguns dos dados de seu software para a plataforma ServiceNow. Com o passar do tempo, mais dados foram obtidos para que nosso cliente pudesse criar um quadro completo de conformidade para o gerenciamento de licenças.
"Nosso cliente realmente queria entender sua posição de conformidade em termos de software e licenciamento que havia adquirido", disse Hagen. "Eles também queriam deixar de usar planilhas manuais que eram usadas para rastrear o software, desde a compra até a instalação."
Com os funcionários consumindo licenças em toda a organização, o hub central em Salt Lake City precisava ser capaz de visualizar os dados do usuário e da instalação de cima, para que pudesse gerenciar adequadamente a conformidade. A equipe da Cask criou uma integração diária de serviços da Web para extrair os dados do SAM, filtrá-los e preenchê-los em uma tabela, de modo que os dados fossem fáceis de encontrar e interpretar para os serviços centrais.
"A Cask foi excepcionalmente adaptável às necessidades de nossa organização enquanto trabalhávamos na declaração de trabalho."
PATROCINADOR EXECUTIVO,
National Bank Holding Company
Linha de chegada de quatro meses
A equipe da Cask levou apenas quatro meses para ajudar nosso cliente a implementar um protocolo robusto de gerenciamento de ativos de software. Nesse período, o Nível de Maturidade do nosso cliente cresceu de 0 para 1. Hoje, o banco pode entender melhor sua posição de conformidade e seus gastos com software em todos os departamentos e equipes, e mais funcionalidades estão sendo adicionadas à medida que surgem as necessidades.
"A capacidade de realmente visualizar e gerenciar as instalações de forma centralizada foi um grande avanço para eles, além do que podiam ver antes [do trabalho com a Cask]", disse Hagen. "Eles ficaram muito felizes com nosso trabalho."
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